Está em fase piloto na Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP) a integração do módulo de prestação de contas do sistema de Gestão da Informação de Projetos (GIP) com o sistema Agilis, da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (Fapesp).
Desenvolvido pela Pró-Reitoria de Pesquisa, em parceria com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), o GIP é um sistema da USP que contém ferramentas para o gerenciamento de projetos de pesquisa provenientes de financiamento externo. Seus processos abrangem as etapas de cadastro, execução e prestação de contas, entre outras funcionalidades, como controle de saldo e elaboração de relatórios gerenciais.
Uma das grandes vantagens do GIP é a integração com outros sistemas da USP, como o MercúrioWeb, e com os sistemas SAGe e Agilis, da Fapesp. Desde maio de 2017, os auxílios aprovados pela Fapesp – que atualmente são gerenciados pelo sistema SAGe – já são automaticamente inseridos no GIP e, a partir de agora, a prestação de contas realizada no GIP também poderá ser exportada para o sistema Agilis da Fapesp.
“Cerca de R$ 500 milhões em recursos de pesquisa da Fapesp são anualmente destinados à USP e o gerenciamento desse dinheiro é, muitas vezes, feito pelo próprio pesquisador. Há seis meses, a Pró-Reitoria de Pesquisa e a Fapesp trabalhavam para a elaboração de um convênio que permitisse a integração dos sistemas no que se refere à prestação de contas. Como resultado, o pesquisador que já utiliza o sistema GIP para o gerenciamento de seus projetos não precisa mais reinserir os dados na plataforma da Fapesp. Isso facilita a contabilidade dos projetos e aumenta a transparência na utilização dos recursos”, afirmou o pró-reitor de Pesquisa, José Eduardo Krieger.
Para o diretor do Conselho Técnico-Administrativo da Fapesp, Carlos Américo Pacheco, “esta é a primeira vez que a Fapesp tem uma iniciativa de integração de sistemas como essa. O projeto com a USP, principal demandante de recursos da Fundação, é um protótipo que deve se estender a outras universidades e institutos do Estado de São Paulo”.
“A integração dos sistemas permite um avanço substancial na submissão de demonstração e aprovação de contas, que é um grande gargalo do ponto de vista de sistemas da Fapesp. Temos uma grande equipe de auditoria acompanhando os projetos porque, além de sermos auditados pelo Tribunal de Contas do Estado, sabemos que é importante manter a transparência e demonstrar que fazemos um bom uso do dinheiro público”, concluiu Pacheco.
Para o superintendente de Tecnologia da Informação, João Eduardo Ferreira, “o sistema GIP é mais um exemplo de sucesso do esforço da STI em prover racionalidade e otimização na transformação digital de processos. Além de estar totalmente integrado ao ambiente do sistema corporativo da USP, o GIP é também facilmente integrável aos sistemas externos, tais como o SAGe e o Agilis, da Fapesp. Isso permite a racionalização e a otimização de processos tanto para a Fapesp como para a USP”.
Lançado no final de 2015, o GIP gerencia atualmente cerca de 280 projetos. Os próximos passos para o desenvolvimento do sistema já estão em fase de teste e incluem a integração com os módulos de compras e de patrimônio dos sistemas corporativos da USP.
Escritórios de Apoio ao Pesquisador
O aperfeiçoamento do GIP e a progressiva integração com outros sistemas são parte de uma estratégia da Pró-Reitoria de Pesquisa, cada vez mais adotada pelas Unidades: organizar e fortalecer os Escritórios de Apoio ao Pesquisador.
“Nos últimos anos, uma das principais metas da Pró-Reitoria tem sido a de melhorar a gestão dos projetos na Universidade, para que o pesquisador possa se dedicar mais à atividade-fim e menos à atividade-meio. Esse tipo de apoio institucional é normal em universidades estrangeiras. À medida que o pesquisador tenha mais tempo para se dedicar à pesquisa, é esperado que o impacto da pesquisa seja maior e ele tenha mais tempo para se dedicar a tarefas como orientação de estudantes, divulgação de pesquisas e participação em outros editais”, explica Krieger.
Um dos Escritórios de Apoio ao Pesquisador mais bem-sucedido da USP é o da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP) que, desde 2010, oferece o serviço a seus pesquisadores. Atualmente, o Escritório da FMRP gerencia em torno de 100 projetos, movimentando recursos da ordem de R$ 100 milhões.
Um diferencial do Escritório da FMRP é a sua atuação dentro da área financeira. “Usamos as competências que já existiam na FMRP e os ganhos foram fantásticos. Além de poupar o pesquisador das atividades burocráticas e evitar a redundância de tarefas, obtivemos uma economia financeira substancial com a utilização das competências de gestão e negociação da equipe, especialmente quando há grandes compras. Em dois anos conseguimos, só com economias, o equivalente a um projeto de pesquisa a mais para a Unidade”, explica a responsável pela Assistência Técnica Financeira, Regina Celia da Rocha Bezerra.
“É um círculo virtuoso: o pesquisador consegue recursos e a Unidade o ajuda na gestão. Ele tem mais tempo para realizar a pesquisa e pode se inscrever em outros editais para conseguir mais recursos e incrementar a infraestrutura da Unidade com equipamentos”, observa Michele Aparecida Dela Ricci Junqueira, responsável pelo Centro de Gerenciamento de Projetos da FMRP.
Apoio da Fapesp
Não é só a USP e seus pesquisadores que ganham com a instalação de Escritórios de Apoio ao Pesquisador. As agências de fomento, como a Fapesp, também se beneficiam com a melhor gestão e transparência na utilização de seus recursos.
“Em termos de competitividade, os pesquisadores no exterior não gastam tanto tempo com burocracia como nós gastamos no Brasil, e essa burocracia advém do fato de não termos um suporte administrativo adequado. Por isso, o incentivo à criação de estruturas de apoio ao pesquisador é uma política muito importante para a Fapesp”, explica Pacheco.
Desde 2010, a Fapesp mantém um programa regular de treinamento de servidores das instituições de pesquisa para capacitá-los para a gestão administrativa do projeto. O treinamento é realizado na sede da Fapesp, a pedido da instituição de pesquisa, e dura quatro dias. Entre os temas abordados estão liberação de recursos, importação, estrutura da prestação de contas e prestação de contas de reserva técnica de bolsas.
Atualmente, a USP possui 44 Escritórios de Apoio ao Pesquisador, sendo que 20 estão completamente ativados e 24 em fase de implantação.
