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Projeto analisa a eficiência da Universidade em sua base administrativa
Projeto USP Base faz um diagnóstico analítico da administração das unidades e órgãos centrais da Universidade
Por Erika Yamamoto
05/03/2020
Arte: Camila Paim
Capa: Cecília Bastos/ USP Imagens
Conhecer melhor a eficiência administrativa de toda a Universidade é o objetivo do projeto USP Base, desenvolvido pela Coordenadoria de Administração Geral (Codage), com o apoio de seus quatro departamentos: Recursos Humanos, Finanças, Administração e Convênios.
“A USP não seria grande como é se, ao longo de sua história, não tivesse contado com pessoas com visão estratégica e analítica. O mérito da proposta do USP Base está em criar um espaço para o compartilhamento e a análise dos dados gerados por nossos próprios sistemas corporativos”, destacou o vice-reitor Antonio Carlos Hernandes, responsável pela administração da Universidade.
O projeto criou indicadores de eficiência administrativa, a partir dos quais foi feita uma análise do desempenho de unidades e órgãos centrais da Universidade. O resultado dessa análise está começando a ser apresentado aos diretores.
“O USP Base faz um diagnóstico analítico dos processos administrativos em sua origem, na base da engrenagem administrativa de toda a Universidade. O projeto reforça e explora as positividades da história administrativa das unidades e órgãos, reforçando os acertos da administração e preparando a direção para redescobrir a grandeza da própria Universidade”, explica o coordenador de Administração Geral, Luiz Gustavo Nussio.
Desde 2019, a equipe da Codage trabalhou no desenvolvimento de indicadores objetivos em todas as áreas administrativas, a partir dos dados gerados pelos sistemas corporativos. Não foi uma tarefa fácil, já que essa é uma área pouco explorada nas universidades públicas brasileiras. Por isso, alguns dos critérios utilizados foram inspirados em indicadores adotados em universidades estrangeiras de porte semelhante ao da USP.
Concluída a criação dos indicadores, as unidades tiveram seu desempenho administrativo comparado com números universalmente tidos como bons para uma determinada métrica, e também comparado com o desempenho de unidades similares, tanto em tamanho administrativo quanto em área de conhecimento. Agora, começa a etapa em que esses resultados são apresentados aos diretores para que eles tenham uma visão mais detalhada de suas unidades e possam planejar ações mais adequadas para tornar a gestão mais eficiente.
Imagem x autoimagem
O USP Base não tem o intuito de qualificar ou julgar as unidades, mas sim fornecer subsídios para que elas possam aprimorar seus processos. “É uma experiência educativa, que exige certo desprendimento dos gestores. É como uma sessão de terapia, em que nossa função é apenas a de mostrar os dados. Partimos do princípio de que sempre há a possibilidade de melhorar, e o primeiro passo é reconhecer o que deve ser melhorado”, explica Nussio.
Neste primeiro semestre, diretores e vice-diretores já estão sendo convidados a participar de uma reunião para discutir o resultado da análise, com representantes dos departamentos de Recursos Humanos, de Administração, de Finanças e de Convênios da Codage.
Segundo o coordenador, “a ideia do projeto é explorar a diferença entre a autoimagem que uma unidade tem de seus pontos fortes e fracos, e compará-la com a análise dos indicadores administrativos. Na sequência, nossa equipe indica algumas ações e mudanças que poderiam melhorar a gestão, mas a adoção dessas sugestões não tem um caráter compulsório”.
Nussio explica que “a iniciativa está alinhada a uma lógica administrativa denominada design thinking, que desenvolve produtos e serviços focados na necessidade, com demonstração de empatia da administração geral”.
As duas primeiras reuniões do projeto foram realizadas na semana passada, com as diretorias da Escola Politécnica (Poli), no dia 2 de março, e da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade de Ribeirão Preto (FEA-RP), no dia 3.
O planejamento é que neste primeiro semestre sejam realizadas reuniões com todas as unidades de ensino, institutos e museus. No segundo semestre será a vez das prefeituras dos campi e dos órgãos centrais.
Gestão mais eficiente
O esforço para tornar os processos administrativos mais eficientes, compartilhando experiências e as melhores práticas, foi um dos temas tratados na primeira reunião de dirigentes desta gestão, no começo de 2018. De lá para cá, foram criadas diversas iniciativas para aperfeiçoar processos e procedimentos, como os Centros de Serviços Compartilhados de Recursos Humanos e o programa USP Eficiente. “A USP é uma universidade de pesquisa e, como tal, tem que desenvolver a cultura de avaliação para progredir com maior efetividade”, explicou o vice-reitor Antonio Carlos Hernandes.
Assim como as metas acadêmicas estão contempladas no projeto acadêmico de cada unidade, é fundamental que as atividades-meio também tenham indicadores de produtividade e eficiência. Hernandes também ressalta que “os indicadores são usados como ferramentas de gestão para a Universidade e para as unidades universitárias. Com estes indicadores podemos efetuar comparações por grandes áreas, com instituições do País e também do exterior”.
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