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Foto: Cecília Bastos/USP Imagens
Mais de 60 mil processos anuais registram rotinas e ajudam a contar a história da USP
Para organizar tudo isso, Universidade conta com o Arquivo Geral, órgão que define as políticas de gestão de documentos
07/06/2021
Hérika Dias
Diariamente, as atividades da USP geram uma quantidade enorme de documentos, assim como em qualquer universidade ou órgão público. Seja a matrícula de um novo aluno, contratação de um professor ou funcionário técnico, a atendimentos médicos em hospitais ou unidades de saúde. Somente em 2020, a Universidade produziu 62.749 processos administrativos. Até maio deste ano, já foram cerca de 30 mil, segundo relatório fornecido pelo chefe da Divisão de Comunicações Administrativas da Reitoria.
Os processos referem-se a atos administrativos. Por exemplo, quando um estudante entra na USP, inicia-se um processo que vai conter seus documentos de matrículas, boletins de frequência e notas, recebimento de bolsa, etc. Então, dentro de cada processo, há muitos documentos.
O alto número reflete a grandiosidade da USP, alguns dados: campi em sete cidades do Estado de São Paulo; seis hospitais; 16 centros e museus de arte, cultura e ciência; mais de 97 mil alunos de graduação e pós-graduação. É a partir desses documentos administrativos que podemos entender o funcionamento da Universidade desde a sua fundação e o seu trabalho ao longo dos quase 90 anos de existência.
Para entender como a Universidade organiza tudo isso, conversamos com Bárbara Júlia Menezello Leitão, a chefe técnica do Arquivo Geral (AG) da USP, órgão responsável por elaborar as políticas para a gestão dos documentos físicos ou digitais produzidos pela Universidade. Ele também faz a custódia de documentos históricos da USP para conservação, pesquisa e acesso. Todo o trabalho do AG é regido por leis federais, decretos estaduais e portarias próprias da Universidade.
Prédio do Arquivo Geral da USP - Foto: Cecília Bastos/USP Imagens
São essas normas que ajudam a definir como a Universidade deve proceder com cada documento, já que a destruição indiscriminada de documentos públicos é crime. “A lei é específica: quando você elimina, você tem que saber o que está eliminando. Se quiser guardar tudo, é um direito seu. Mas para eliminar, você tem que seguir a legislação”, alerta Bárbara.
Por isso, cada unidade e órgão da USP tem autonomia para preservar a sua documentação e pode contar com a orientação do Arquivo Geral. Em 2019, o Arquivo Geral da USP assessorou 15 unidades/órgãos da Universidade na eliminação de documentos. No total, foram 236,79 metros lineares de documentos eliminados, ou seja, fragmentados de uma forma que eles não possam ser reconstituídos, já que a lei proíbe a incineração. E todo o processo foi publicado no Diário Oficial do Estado.
Mesmo entre os documentos que podem ser eliminados, nem tudo desaparece. “Os boletins de frequência dos funcionários, diários de classe, prestação de contas, depois de um tempo podem ser eliminados, mas selecionamos amostras para guardar e permitir pesquisas sobre o percurso desse caminho pela Universidade, como o tempo de trabalho de determinadas profissões ao longo dos anos”, exemplifica Bárbara.
Prioridade na gestão universitária
“A gestão documental na USP recebeu atenção prioritária da vice-reitoria com a criação de condições mais apropriadas para a guarda e o fluxo de processos nos Arquivos Central e Geral”, destaca Flavio Vieira Meirelles diretor do Departamento de Administração (DA) da Coordenadoria de Administração Geral (Codage), da qual faz parte o Arquivo Geral. Meirelles explica que a criação do novo Plano de Classificação de atividades (PCA), a atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os investimentos estruturais para adequar a guarda autônoma dos documentos estão entre as ações importantes com relação à gestão de documentos.
“A sistemática anterior, vigente desde 1997, tinha um caráter mais associado à organização administrativa da época. A atual possui caráter funcional, na qual a classificação se dá conforme os eixos de atuação da USP”, explica Hugo Ricardo Zschommler Sandim, assessor do DA da Codage. Ele se refere aos eixos de Gestão, Ensino, Pesquisa, Cultura e Extensão, enfatizando que as atualizações agora são realizadas de forma mais simplificada e ágil.
Trabalho de conservação de documentos - Foto: Cecília Bastos/USP Imagens
Documentos para sempre
Aquilo que não é eliminado precisa ser conservado, armazenado e disponibilizado ao público. Órgãos, autarquias, empresas, fundações públicas devem garantir o acesso a qualquer cidadão sobre informações de seus atos. É a chamada Lei de Acesso à Informação (nº 12.527), criada em 2011. Mas há procedimentos a serem seguidos para requisição de documentos, controle sobre dados pessoais e sigilosos, etc.
Tanto físicos quanto digitais, os documentos ocupam espaços e aí vem o trabalho de gestão que cada setor da Universidade que produz o documento deve ter. “A partir do momento que eu tenho uma boa gestão, vou focar naquilo que preciso preservar, sejam documentos de longa temporalidade, sejam os de caráter permanente”, explica a chefe técnica do Arquivo Geral.
Para se ter uma ideia, há documentos que a Universidade precisa guardar para sempre, eles são chamados de documentação permanente. Um exemplo são os diplomas e históricos escolares de todos os alunos que estudaram na USP, além de todos os documentos produzidos até 31 de dezembro de 1954. Depois dessa data, é preciso avaliar a Tabela de Temporalidade, que indica o prazo de guarda.
Documentos sobre a vida funcional dos servidores técnicos e docentes são considerados de longa temporalidade. Eles só podem ser eliminados 60 anos após a morte ou desligamento dos funcionários devido a questões legais e de herdeiros.
Foto: Cecília Bastos/USP Imagens
Para organizar o ciclo de vida dos documentos desde a produção até a destinação final, a USP tem os seus chamados Instrumentos de Gestão Documental. Eles passaram por uma revisão e a nova versão foi publicada em fevereiro. “O Plano de Classificações foi atualizado e contempla toda a Universidade, por essa razão o chamamos de ‘mapa da mina”’, conta Bárbara.
As unidades e órgãos da USP devem se orientar a partir desses instrumentos para organizar seus documentos e entender como organizá-los, conservá-los, divulgá-los e eliminá-los.
Até mesmo esta reportagem do Jornal da USP que você está lendo faz parte dos documentos produzidos pela Universidade e ela está no Plano de Classificação, na classe de Comunicação e Divulgação Institucional, ou seja, tem regras de conservação e eliminação.
Foto: Cecília Bastos/USP Imagens
Como a USP organiza seus documentos?
Primeiro é preciso entender quais seriam esses documentos. Em Arquivologia, se usa o termo “documento de arquivo”, ou seja, todo registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas no exercício de suas funções e atividades.
Definir o ciclo de vida dos documentos
Documento corrente
aquele em curso ou que se conserva junto à unidade produtora em razão de sua vigência
Documento intermediário
aquele com uso pouco frequente que aguarda prazos de prescrição e precaução até sua eliminação ou recolhimento
Documento permanente
aquele com valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado
Classificar documentos de acordo com as atividades da Universidade
- administração geral e organização da Universidade
- ensino de pós-graduação
- espaços físicos e infraestrutura
- recursos tecnológicos
- pesquisa
- permanência estudantil e promoção social
- cultura e extensão universitária
- educação infantil, ensino fundamental, médio e técnico
- materiais e patrimônio
- recursos orçamentários e financeiros
- assistência à saúde humana
- atividades físicas e esportivas
- ensino de graduação
- documentos e acervos
- recursos agropecuários
- recursos humanos
- assistência à saúde animal
- comunicação e divulgação institucional
Aplicar a Tabela de Temporalidade
Ela traz o prazo de guarda e destinação final dos documentos, ou seja, por quanto tempo eles precisam ser conservados e a partir de quando podem ser eliminados
Tirando dúvidas
O Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais ajuda a identificar os documentos da USP e algumas das suas definições, como Anais, Declaração, Designação etc.
A história da USP através de seus documentos
Uma outra competência do Arquivo Geral da USP é fomentar a pesquisa. Os documentos sobre o dia a dia da Universidade ajudam a contar sua história e também nos fornece como situações da sociedade afetaram a comunidade universitária. A Comissão da Verdade da USP recorreu aos arquivos da Universidade para sua pesquisa sobre a perseguição contra pessoas da USP durante a ditadura militar.
“Se alguém precisa de um documento, o arquivo faz uma busca, verifica se a unidade quer receber o pesquisador ou prefere enviar o documento para o pesquisador acessá-lo no Arquivo Geral, depois o devolvemos. Trabalhamos assim com a Comissão da Verdade”, conta a chefe técnica do AG.
Outro exemplo é o banco de dados Docere que traz informações de professores que ajudaram a construir a história da USP. O Arquivo Geral da USP fez uma busca em unidades da Universidade para encontrar arquivos pessoais dos docentes. Em 2016, o Arquivo Geral do Estado de São Paulo encontrou os registros de trabalho dos primeiros professores contratados pela USP em 1934, e cópias dos documentos foram enviadas ao Arquivo da Universidade.
Os documentos do Arquivo Geral da USP também foram fontes para o professor Claudio Gorodski, do Instituto de Matemática e Estatística (IME) da USP. Ele escreveu o livro “O Clube dos Professores da USP: origens e desígnios. Alho, cebola, sal … e amor“
Ele fala sobre a história do Clube dos Professores da USP, criado em 1986, que se mistura com a história do campus Cidade Universitária da USP, em São Paulo. O livro busca contar uma história da Universidade sob o ponto de vista da alimentação, com referências documentais e entrevistas com a maior parte das principais personagens primárias.
Para conhecer melhor o trabalho do Arquivo Geral da USP, é só acessar https://sites.usp.br/arquivogeral