A partir do dia 1º de setembro, os convênios de pesquisa firmados entre a Universidade e outras instituições brasileiras passarão a tramitar exclusivamente pelo sistema corporativo Convênios USP. As novas funcionalidades do sistema foram anunciadas ontem, em uma reunião que contou com a participação de dirigentes e representantes de todas as Unidades.
“Desde a gestão passada, a Universidade tem se empenhado em tornar seus processos cada vez mais práticos e eficientes, e isso é um verdadeiro desafio porque envolve uma grande mudança no fluxo de trabalho e exige a participação e o empenho de todos. O sistema Convênios USP é uma importante ferramenta de gestão porque, além de facilitar a tramitação dos convênios, também fornece informações fundamentais para a tomada de decisões”, explicou o vice-reitor Antonio Carlos Hernandes.
A tarefa de aprimorar o sistema Convênios USP (antigo Portal de Convênios) tem sido desenvolvida pelo Departamento de Convênios da Coordenadoria de Administração Geral (Codage), em parceria com o Departamento de Finanças e com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI).
“Essa é mais uma conquista de toda a Universidade. O Programa USP Racionalmente 100% Digital sustenta que não basta apenas digitalizarmos os processos acadêmicos e administrativos, temos que racionalizá-los. O objetivo final sempre é oferecer um serviço que melhore o desempenho das nossas atividades”, afirmou o superintendente de Tecnologia da Informação, João Eduardo Ferreira.
Para o desenvolvimento do módulo de Pesquisa Nacional, a equipe contou com a participação da Pró-Reitoria de Pesquisa que, além de contribuir para a definição do fluxo e dos processos, também subdelegou a competência de assinatura do convênio para os dirigentes das Unidades.
Convênios USP
O diretor do Departamento de Convênios, Igor Studart Medeiros, iniciou a apresentação do sistema explicando que a primeira grande dificuldade detectada pela equipe é que, até o momento, os convênios de pesquisa nacionais poderiam tramitar em dois sistemas distintos: o e-Convênios e o Portal de Convênios (agora rebatizado como sistema Convênios USP).
Isso acontecia porque, além de ser mais antigo, o e-Convênios oferecia algumas funcionalidades que não constavam no sistema Convênios USP, dificultando a sua utilização para alguns tipos de convênios.
A fim de solucionar esses problemas, a equipe trabalhou na simplificação do fluxo dos convênios, com a fusão de competências e redução de instâncias, no aprimoramento de minutas padrão e na adição de funcionalidades para abrigar os diversos convênios nacionais de pesquisa. Entre as funcionalidades operacionais implementadas estão a adequação do plano de aplicação de recurso, a solicitação de termos aditivos e pedidos de isenção. O sistema também permite que os usuários façam simulações e a obtenção de relatórios gerenciais pelos dirigentes.
“O novo sistema garante uma maior transparência, segurança jurídica, gestão de dados e desburocratização do processo. A média para aprovação dos convênios, que antes era de 120 a 250 dias, passa a ser de até 60 dias”, ressalta Medeiros.
O diretor adianta que o próximo módulo a ser desenvolvido será o de cursos de extensão, que deve ser entregue no começo do ano que vem.
