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Nos últimos meses, a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) tem trabalhado para implantar uma nova política de armazenamento de dados da Universidade, adaptando-se às novas regras do Google Workspace for Education, que limitou o armazenamento de dados nas ferramentas Google Drive e Gmail.

A nova política desenvolvida pela STI priorizou o gerenciamento mais adequado e sustentável do uso de dados, sem prejudicar a expansão digital acadêmica e administrativa da Universidade.

A primeira medida nesse sentido foi determinar limites para o armazenamento nas contas associadas ao e-mail da USP do Google Workspace, tanto as contas institucionais quanto as contas pessoais de toda a comunidade uspiana. O limite para a conta pessoal de alunos, ex-alunos, pós-doutorandos e funcionários é de 20 GB; o de contas institucionais, de docentes aposentados e temporários é de 100 GB; e o de docentes ativos é de 1 TB. O consumo de dados de todas as contas abrange os arquivos do Google Drive, Gmail e Fotos. Todos os usuários têm até o dia 1º de setembro para adequarem suas contas.

Esses limites correspondem à necessidade de 85% das contas da Universidade. Para atender os casos das contas institucionais que precisam de um limite maior para armazenamento, foi firmado um contrato entre a USP e a Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), que permite armazenar dados na Google Cloud Storage.

Para casos específicos, em que o usuário precise de mais espaço para suas atividades acadêmicas ou administrativas, há a possibilidade de solicitar um espaço adicional. A solicitação deve ser feita pelo docente orientador (no caso de alunos, ex-alunos ou pós-doutorandos) ou pelo responsável pela conta, por meio de um ofício à STI, com a devida justificativa para o pedido.

O espaço adicional será disponibilizado no Google Cloud Storage.

Espaço de armazenamento das contas vinculadas à USP – Tabela: Jornal da USP com dados da STI
* Tabela atualizada (28/06/2024 09:47), devido ao erro de digitação no espaço de cota

Limites de armazenamento das Unidades

Além de garantir um espaço de armazenamento para cada membro da comunidade uspiana, a STI também viabilizou duas novas modalidades de armazenamento para as atividades administrativas das Unidades. A primeira é a disponibilização de até 10 TB junto à plataforma contratada pela Prodesp. A segunda é a disponibilização de até 10 TB na estrutura de drives compartilhados, para atender as atividades colaborativas das Unidades.

“Essas duas novas modalidades serão gerenciadas pelas próprias Unidades, de acordo com suas diretrizes para uso e compartilhamento das informações”, afirma o superintendente de Tecnologia da Informação, João Eduardo Ferreira.

As Unidades também terão acesso a um painel, ou dashboard, com informações em tempo real sobre o volume de dados utilizado e a movimentação dos usuários, que facilitarão a gestão da nuvem e dos drives compartilhados.

Tempos modernos

A adoção do Google Workspace for Education pela USP aconteceu em 2016, por meio de um termo de cooperação que permitiu a toda a comunidade universitária – alunos, alumni, docentes e servidores – a utilizar recursos como e-mail ilimitado, calendário, armazenamento de dados na nuvem e compartilhamento de documentos.

“Essa parceria proporcionou uma economia anual de aproximadamente R$ 8 milhões, que seriam gastos pela USP para manter o serviço de gerenciamento de e-mails e armazenamento de dados”, explica Ferreira. Porém, diante do aumento exponencial da quantidade de dados e informações produzidos em escala global, gigantes da tecnologia como o Google têm mudado suas políticas de armazenamento, afetando diretamente as universidades do mundo todo.

Como alerta, o diretor do Centro de Tecnologia da Informação Luiz de Queiroz (CeTI-LQ), Luiz Eduardo Aranha Camargo, diz “para se ter uma ideia, em 2019, o volume de dados no mundo foi de 40 zetabytes (ZB); para 2025, a estimativa é que o volume alcance 200 ZB”. Camargo coordena a equipe técnica responsável por avaliar as solicitações de armazenamento adicional recebidas pela STI.

A Universidade foi informada da alteração da política da armazenamento do Google e descontinuidade da ferramenta de drive ilimitado para o Google Workspace for Education em abril de 2023. Desde então, a STI tem trabalhado para adequar-se ao novo cenário, conscientizando os usuários sobre a utilização otimizada do espaço e adquirindo e disponibilizando novos serviços de armazenamento.

Para auxiliar os usuários na transição, a Superintendência de Tecnologia da Informação criou uma página com informações sobre o armazenamento no Google Drive, no Google Cloud Storage e otimização de uso. Dúvidas e solicitações também podem ser encaminhadas para o e-mail atendimentosti@usp.br