Documentos ajudam a resgatar a memória da Universidade

Arquivo Geral da USP formaliza procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos permanentes das unidades e órgãos da Universidade

Por - Editorias: Universidade
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Foto: Cecília Bastos
Boletim de frequência e nota proveniente da antiga Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras (FFCL), atual Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas (FFLCH) – Foto: Cecília Bastos/USP Imagens

“Um arquivo, se é considerado morto, não é arquivo e sim um depósito de qualquer coisa”, declara Bárbara Júlia Menezello Leitão, chefe técnica de divisão do Arquivo Geral (AG) da USP, órgão responsável pelo funcionamento do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP) criado para guardar, proteger e conservar documentos permanentes e preservar a memória da Universidade, além de possibilitar o desenvolvimento de pesquisas.

Foto: Cecília Bastos
Pesquisadora da Comissão da Verdade da USP na Sala de Pesquisa do Arquivo Geral – Foto: Cecília Bastos

O Arquivo Geral foi estabelecido via portaria GR em 2005. No entanto, com a Lei de Acesso (12.527), aprovada em 18 de novembro de 2011, todos os arquivos tiveram suas ações reforçadas, pois esta lei promove uma mudança de paradigma em matéria de transparência pública. A lei estabelece que o acesso é a regra e o sigilo, a exceção, e estimula que qualquer cidadão solicite acesso às informações públicas, ou seja, àquelas não classificadas como sigilosas, conforme procedimento que observe as regras, prazos, instrumentos de controle e recursos previstos na Cartilha de Acesso à Informação Pública.

O Arquivo Geral busca compatibilizar práticas administrativas da USP e formalizar procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos permanentes das unidades e órgãos da Universidade.

De acordo com Lilian Miranda Bezerra, supervisora do Serviço de Gestão Documental, entende-se por política de gestão todo trâmite que o documento passa desde o momento em que é produzido até sua destinação final, que pode ser o recolhimento (quando o documento é considerado permanente) ou eliminação. “O Arquivo Geral participa e traça diretrizes para todos esses momentos de vida do documento”, explica a supervisora.

Quando um documento dá entrada no Arquivo Geral, seu processamento envolve diversas etapas até o arquivamento de fato. Entre as etapas está receber, higienizar, organizar, descrever, conservar e disponibilizar para o acesso ao público e a pesquisadores. A higienização é uma rotina para se eliminar elementos nocivos e possíveis agentes biológicos. A equipe dedicada à higienização consegue eliminar até 70% dessas ameaças utilizando diversos instrumentos à disposição, tais como trinchas, espátulas, borrachas, bisturi, entre outros.

Outro instrumento de gestão utilizado pela equipe do Arquivo Geral é o Plano de Classificação. O plano foi proposto como uma ferramenta para organizar os documentos gerados ou recebidos pela Universidade no cumprimento de suas atribuições e atividades.

Testemunhos memoriais

Os documentos gerados na USP, dependendo do enfoque, são representativos das atividades que são desempenhadas e, portanto, são testemunhos memoriais. É o caso dos processos de contrato de funcionários e professores da Universidade. Lilian explica que o processo é um documento múltiplo e tem uma atividade administrativa inicial, no caso de processo de contrato, a de atestar que o funcionário faz parte do quadro da USP e por isso há todo um registro de sua vida funcional. “Esse mesmo processo, em algum momento, por exemplo, pode ser utilizado como meio de memória e formação da história da Universidade”, observa.

Foto: Cecília Bastos
Prédio do Arquivo Geral – Foto: Cecília Bastos

É o caso dos documentos da Comissão da Verdade que são consultados no Arquivo Geral em seu setor de Pesquisa, criado desde 2015. A tarefa da comissão é buscar, a partir de documentos, funcionários, alunos ou professores que sofreram algum tipo de perseguição política no período ditatorial brasileiro.

“Por meio dos contratos é possível encontrar vestígios que indiquem que essa pessoa sofreu algum tipo de ação repressiva, por exemplo, seu afastamento, ou a não renovação do contrato em circunstâncias que indicam perseguição política”, explica Lilian.

A supervisora lembra que todo documento nasce com um propósito administrativo, mas pode receber um valor informacional ou histórico que alimenta a memória da USP.

Além da conservação, descrição e pesquisa, o Arquivo Geral trabalha também com treinamento dos funcionários que lidam com a gestão documental. “Os treinamentos focam em ações e práticas que as pessoas podem tomar em relação, por exemplo, à conservação dos documentos garantindo que permaneçam vivos pelo tempo necessário. Atuamos junto às comissões setoriais, nosso elo nas unidades, levando nossas demandas e diretrizes”, ressalta Lilian.

As palestras gratuitas, que ocorrem todo final de mês, também compõem as atividades desenvolvidas pelo Arquivo Geral, trazendo pesquisadores para falar sobre a importância da pesquisa, dos documentos e como estes influenciam em seu trabalho, e contam com a parceria da Associação dos Arquivistas de São Paulo. “Nosso público é variado. São professores, alunos e funcionários da USP que trabalham na área de arquivos, museus e bibliotecas”, lembra Barbara.

 

Procedimento de recolhimento

Foto: Cecília Bastos
Salas de guarda do Arquivo Geral da USP – Foto: Cecília Bastos

Os documentos considerados permanentes e que já se encontram armazenados no Arquivo Geral datam de antes de 1954. São documentos acadêmicos, boletins de notas e frequência da Seção de Graduação da antiga Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras (FFCL), atual Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas (FFLCH), incluindo os documentos administrativos em geral. Há também as fichas financeiras de pagamento dos funcionários do Departamento de Recursos Humanos da USP.

Segundo Lilian Miranda Bezerra, o procedimento de recolhimento do Arquivo Geral é recente, por isso há alguns setores que ainda estão em tratativa para disponibilizar o seu acervo. É o caso dos documentos do Centro de Preservação Cultural (CPC) da USP, que possui um grande volume de documentos em fase de higienização, da Superintendência do Espaço Físico (SEF), em processo de digitalização, da Estação Ciência, que já foi desativada, e da Orquestra Sinfônica da USP (Osusp).

Lilian deixa claro que recolhimento de documentos não trata de apenas juntá-los e enviá-los ao prédio do Arquivo Geral. “É preciso primeiramente analisar o que é documentação permanente segundo o manual de recolhimento de documentos. Depois, a documentação precisa ser identificada, higienizada e minimamente organizada. Existe todo um procedimento legal que tem assinatura da presidente da comissão setorial da respectiva unidade”, explica Bárbara.

Critérios que determinam o que são documentos permanentes:
1. Critério cronológico: toda a documentação com data de produção anterior a 31/12/1954 é permanente (de acordo com Of. Circular Codage 028/2007), independente de qual tipo seja;
2. Consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), na qual se encontram os documentos destinados à guarda permanente.

Saiba mais sobre a infraestrutura do Arquivo Geral neste link.

Consulta pública

O serviço de consulta a documentos atende ao público interno e externo, que pode solicitar busca de documentos sobre a Universidade. O Arquivo Geral da USP atende a demandas de pesquisa que podem estar em documentos que fazem parte ou não de seu acervo. As solicitações de pesquisa podem ser encaminhadas por mensagem eletrônica para o endereço ag.pesquisa@usp.br, por telefone (11- 3091-8459) ou realizadas nas dependências do Arquivo Geral, observando-se a agenda disponível.

Qualquer cidadão pode realizar pesquisas em suas dependências, tomando ciência dos “Procedimentos para o acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Geral” e preenchendo o Cadastro do Pesquisador /Termo de Compromisso.

As consultas são realizadas com agendamento prévio, de segunda a sexta-feira, no período entre 8h30 e 16h30.

Mais informações: (11) 2648-8247

Com informações do Arquivo Geral da USP

 

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