Totalmente informatizado, o novo portal atende a necessidade de simplificar procedimentos e documentos relativos aos convênios e contratos de prestação de serviços nos quais a USP é a contratada, tornando a tramitação muito mais ágil, racional e eficiente.
Desenvolvido pelo Grupo de Trabalho de Convênios, em parceria com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), o Portal de Convênios começou a ser implantado no final do ano passado. Quando estiver completo, o portal será dividido em cinco áreas predominantes – Graduação, Pós-Graduação, Cultura e Extensão, Pesquisa e Cooperação Acadêmica – que abrigam as diversas submodalidades de convênios, de acordo com uma taxonomia pré-definida (clique aqui para ver as submodalidades de convênios previstas para o Portal).
A primeira submodalidade disponibilizada é a de “Estágios”, da Pró-Reitoria de Graduação, escolhida por possuir uma tramitação mais simples e enxuta. Agora, todo o processo que vai do preenchimento da minuta, avaliação pela Comissão de Graduação e análise da Comissão Técnica e Administrativa, deve ser feita integralmente no novo portal.
Os próximos módulos, que devem ser entregues no final de fevereiro, são o “Termo de Transferência de Materiais” e o “Acordo de Confidencialidade”, da área de Pesquisa. A expectativa é que, até o final do ano, o Portal esteja inteiramente desenvolvido.
e-Convênios
O Portal de Convênios substituirá gradativamente o e-Convênios, sistema informatizado criado em 2007 para auxiliar na tramitação e no arquivamento de documentos relativos aos processos. Enquanto o novo portal não estiver totalmente implantado, haverá uma fase de adaptação em que os dois sistemas coexistirão. Além disso, não haverá migração dos processos em andamento, ou seja, processos iniciados no e-Convênios tramitarão apenas nesse sistema.
Como explica a superintendente Jurídica e procuradora-geral da USP, Maria Paula Dallari Bucci, “o e-Convênios é um sistema muito mais simples, que funciona basicamente como um repositório de arquivos. Agora, houve mudanças em todo o processo de tramitação dos convênios e o Portal passou a integrar diretamente o fluxo, eliminando a tramitação de papéis. Outra vantagem é que, por trabalhar com dados normalizados, o Portal permitirá o acompanhamento dos processos e a elaboração de relatórios gerenciais”.
Taxonomia
O Portal de Convênios foi estruturado de acordo com dois grandes conceitos: a adoção de uma taxonomia e a simplificação do fluxo de aprovação.
A lógica do novo sistema se baseia na classificação dos convênios de acordo com sua competência, privilegiando a atividade-fim. Ao adotar uma taxonomia, foi possível a elaboração de minutas-padrão, previamente analisadas e aprovadas pela Procuradoria-Geral (PG), que dispensam a análise posterior. Dessa forma, o usuário pode optar pela utilização da minuta-padrão na íntegra, dispensando a análise da PG, ou editar trechos da minuta, de acordo com sua necessidade. Nesse caso, apenas os trechos editados serão avaliados pela Procuradoria.
Para cada item da taxonomia, há uma minuta-padrão e um fluxo de aprovação específicos, mas o sistema prevê a possibilidade de a Comissão de Convênios realizar alterações e incluir novas taxonomias.
Delegação e subdelegação de competências
A segunda peça estruturante do portal é a simplificação do fluxo de aprovação, que foi reavaliado de acordo com o tipo de convênio, reduzindo as instâncias de aprovação, dispensando a atuação de órgãos técnicos sem pertinência com o objeto do convênio e permitindo que as análises sejam feitas de forma paralela e não sequencial.
O processo decisório na Universidade consiste na assinatura do executivo e na aprovação de mérito, atribuída a um órgão colegiado. Para desburocratizar e tornar a tramitação mais célere, foi feita no final do ano passado a delegação da competência do reitor para os pró-reitores e presidente da Agência USP de Cooperação Acadêmica Nacional e Internacional (Aucani), e da Comissão de Orçamento e Patrimônio (COP) para os Conselhos Superiores. A delegação permite que processos que antes passavam pela aprovação do reitor e da COP sejam aprovados diretamente nas Pró-Reitorias, na Aucani e nos Conselhos Superiores.
Também está prevista para os próximos meses a subdelegação da competência dos pró-reitores e presidente da Aucani para os diretores das Unidades, e dos Conselhos Superiores para as Comissões.
“Não se trata apenas de uma mudança de sistema, houve uma mudança na lógica do trabalho. A reformulação do processo de tramitação de convênios na Universidade foi realizada com o objetivo de dar novo sentido e colocar no centro o que é central, tornando o processo mais breve, racional e eficiente. O Portal ajuda na integração da Universidade com a sociedade, avaliando e trazendo inteligência às políticas públicas”, enfatizou Maria Paula.
Comissão de Convênios
O Portal é o resultado do estudo desenvolvido pelo Grupo de Trabalho de Convênios, criado em fevereiro de 2014 para avaliar e propor medidas para a reestruturação do sistema de tramitação de convênios na Universidade, com base na racionalização e na simplificação de procedimentos e documentos.
O GT Convênios encerrou suas atividades em novembro, mas a continuidade dos trabalhos fica a cargo da Comissão de Convênios, presidida pelo vice-reitor Vahan Agopyan, com representantes das Pró-Reitorias, da Agência USP de Cooperação Acadêmica Nacional e Internacional (Aucani), da Agência USP de Inovação, da Procuradoria-Geral e da Coordenadoria de Administração Geral (Codage). A Comissão atua permanentemente na articulação dos vários órgãos da Universidade, realizando o intercâmbio de informações, acompanhando os resultados dos convênios formalizados, atualizando a taxonomia e o fluxo processual utilizado no Portal de Convênios e propondo novas políticas institucionais sobre o tema.
(Foto: Ernani Coimbra)
