GT propõe novas rotinas para acelerar a tramitação de convênios na USP

O relatório elaborado pelo grupo propõe medidas como a adoção de uma taxonomia que classifica os instrumentos de cooperação, a reordenação das competências de apreciação dos convênios e a implantação o Portal de Convênios.

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O Grupo de Trabalho de Convênios conclui a primeira etapa do trabalho, com a elaboração de um relatório que propõe medidas e novas rotinas para tornar mais eficiente o trâmite de convênios e acordos que envolvam a Universidade

Para a coordenadora do grupo, a superintendente jurídica Maria Paula Dallari Bucci, a reestruturação do sistema é muito importante para o fortalecimento da relação da Universidade com a sociedade

Instituído em fevereiro desse ano, pela portaria do Gabinete do Reitor nº 6.503, o grupo tem a missão de estudar e propor medidas para a reestruturação do sistema de tramitação de convênios na Universidade, com base na racionalização e na simplificação de procedimentos e documentos.

Para a coordenadora do grupo, a superintendente jurídica Maria Paula Dallari Bucci, “a reestruturação do sistema é muito importante para o fortalecimento da relação da Universidade com a sociedade, à medida que torna o processo de tramitação mais eficiente e transparente, agilizando e facilitando a atuação da USP em atividades como a elaboração de políticas públicas, por exemplo”.

O relatório elaborado ao final da primeira etapa dos trabalhos expõe os principais problemas identificados pelo grupo no procedimento atual, como o excesso de instâncias de aprovação e a aprovação ad referendum, isto é, a aprovação prévia pelo chefe do colegiado, para posterior aprovação de seus membros – o que acaba ocorrendo por mera formalidade.

Outra causa da morosidade é a organização do fluxo de análises técnicas de maneira sequencial. A cada nova proposta de alteração ao projeto original, o documento retorna ao início do processo e o fluxo é repetido. Também foram mencionadas a dificuldade na obtenção de relatórios e informações de acompanhamento sobre os convênios vigentes e a ausência de estimativa de tempo para cada etapa do procedimento.

Para superar os problemas apontados, o grupo sugere uma série de medidas que deverão simplificar e abreviar a tramitação. A adoção de uma taxonomia dos convênios, que classifica os diferentes tipos de instrumentos de cooperação, por exemplo, definirá o fluxo que o documento deverá seguir, isto é, a competência das instâncias de aprovação de mérito e análises técnicas necessárias, e permitirá o uso de minutas pré-aprovadas.

Outra medida proposta é a reordenação das competências de apreciação dos convênios, que possuem duas funções básicas: a análise técnica e o exame de mérito, atribuído aos órgãos colegiados. Quanto às análises técnicas, a recomendação é de que elas sejam realizadas de forma paralela e não mais sucessiva, além disso, deve ser dispensada a atuação de órgãos técnicos sem pertinência com o objeto do convênio. Em relação ao exame de mérito e formalização final do convênio, tanto a Comissão de Orçamento e Patrimônio (COP) como o reitor aprovaram a sugestão do GT de delegar a competência, respectivamente, às comissões e aos diretores.

O grupo também concluiu o protótipo do Portal de Convênios, o sistema informatizado que comportará as novas rotinas, desenvolvido para ser mais simples, intuitivo e amigável ao docente que coordena o projeto, além de permitir a extração de relatórios gerenciais. O módulo inicial do novo sistema deverá ser disponibilizado para testes com um grupo piloto a partir da próxima semana.

Além de reduzir o tempo de tramitação, essas medidas elevariam a pertinência das análises, permitindo futuramente a elaboração de políticas de convênios, com base na visão sistemática do histórico de parcerias da Universidade.

Segunda etapa do grupo de trabalho

Na segunda etapa das atividades, que teve início no dia 2 de agosto, o grupo deverá apresentar os resultados obtidos na primeira fase e as propostas elaboradas pelas Pró-Reitorias, com base na experiência das Unidades, que vivenciam com maior frequência a rotina dos convênios.

Segundo Maria Paula, o objetivo agora é ouvir propostas e opiniões sobre as rotinas em estudo, de modo a aperfeiçoar o protótipo do Portal e dos documentos que o alimentarão, e implantar as condições necessárias para a descentralização e para o novo procedimento de tramitação e análise de convênios.

O grupo tem noventa dias para concluir a etapa, apresentar um novo relatório e entregar o Portal de Convênios apto para a implantação.

(Foto: Ernani Coimbra)

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