Novo sistema corporativo otimiza a circulação de ofícios na Universidade

O e-Ofícios permite a elaboração, envio, rastreio e armazenamento dos ofícios produzidos pela USP

O acesso às funcionalidades do sistema varia de acordo com o tipo de usuário – Foto Cecília Bastos/USP Imagens

A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) disponibilizou um novo sistema corporativo para a USP, o Sistema e-Ofícios.

O e-Ofícios permite a elaboração, o envio e o armazenamento de ofícios circulares e regulares da Universidade de modo a evitar a utilização de papel e otimizar a sua circulação. O sistema já está disponível para a comunidade USP, mas ainda em fase de implantação e ajustes.

“Anualmente, milhares de ofícios circulam pela Universidade. O novo sistema reunirá os ofícios de todas as unidades e órgãos, oferecendo um controle melhor do processo e a possibilidade de rastrear o despacho dos documentos. Além disso, também será possível elaborar relatórios gerenciais e manter um repositório de ofícios”, explicou o superintendente de Tecnologia da Informação, João Eduardo Ferreira.

Para iniciar a fase de implantação do e-Ofícios, a STI realizou um treinamento no dia 24 de setembro, por videoconferência, com secretárias e assistentes administrativos e acadêmicos de mais de 40 unidades e órgãos da Universidade.

O acesso às funcionalidades do sistema varia de acordo com o tipo de usuário. Um usuário destinatário, por exemplo, só pode receber ofícios e elaborar rascunhos. Já o usuário assinante é aquele que pode assinar o ofício e fazer o encaminhamento; em geral, são dirigentes de unidades e órgãos e chefes de seções.

Segundo Leandro Fregnani, da Divisão Técnica de Sistemas da STI, “nesse primeiro momento, é muito importante que os usuários conheçam o novo sistema e nos comuniquem suas dúvidas e dificuldades, para que possamos aperfeiçoá-lo”.

Dúvidas e sugestões para o novo sistema podem ser enviadas para o e-mail eoficios@usp.br.

USP 100% Digital

O e-Ofícios é mais um produto entregue pela Superintendência de Tecnologia da Informação, no âmbito do Programa USP Racionalmente 100% Digital, que tem desenvolvido sistemas e aplicativos com o objetivo de aumentar a eficiência das rotinas administrativas e acadêmicas, por meio da digitalização e otimização dos processos, e diminuir a circulação de papéis.

Entre as mais recentes iniciativas do programa estão o lançamento do Sistema Hórus, para controle de acesso aos prédios; a Carteirinha Digital (e-Card); o sistema on-line para a contratação de novos docentes; a matrícula virtual; e o Sistema Corporativo de Compras.

“O sucesso de um sistema computacional não pode ser atribuído apenas à área de Tecnologia da Informação. O e-Ofícios é um exemplo de como os usuários são coautores do sistema e também responsáveis pelo seu sucesso”, lembrou Ferreira.

O superintendente adianta que também já está em fase final de desenvolvimento o e-Proteos, uma evolução do atual sistema de registro de processos e protocolados na USP.

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