Agilidade, economia e transparência. Essas são as principais diretrizes que nortearam a implantação de um novo sistema para a digitalização dos processos administrativos e judiciais da Universidade, desenvolvido pela Procuradoria-Geral (PG) e pela Superintendência da Tecnologia de Informação (STI).
A procuradora-geral da Universidade, Márcia Walquiria Batista dos Santos, conta que, nos últimos anos, a demanda de trabalho no setor tem aumentado significativamente, tanto no âmbito consultivo – atendimento às Unidades nas áreas acadêmica, de pessoal, disciplinar, de convênios, patrimonial, de licitações e contratos administrativos – quanto no contencioso – demandas das áreas trabalhistas e cível. Para se ter uma ideia desse aumento, em 2001, o número de novos processos foi de 1.832; em 2016, o cômputo chegou a quase 10 mil.
Por conta desse crescimento e da necessidade de modernizar o trabalho, foi formada uma equipe multidisciplinar da PG e da STI para elaborar uma proposta para a aquisição de um software que atendesse a requisitos específicos da área, como inserção da funcionalidade de cadastro e controle dos fluxos de processos, possibilidade de produção de relatórios, viabilidade de armazenamento de documentos digitais, bem como análise e gestão das atividades da Procuradoria e integração com tribunais.
A plataforma adquirida foi o Sistema de Automação da Justiça, o SAJ Procuradorias, fabricado pela empresa Softplan. O sistema foi adaptado pela STI e já está em uso há cerca de três meses.
“O sistema permite que o próprio procurador administre os prazos, sem perder tempo com atividades operacionais. Além disso, a melhoria da informatização e, especialmente, a eliminação do papel permitem que as horas de trabalho sejam empreendidas de forma mais eficiente”, destaca Márcia.
Para o superintendente da STI, João Eduardo Ferreira, “o grande diferencial desse projeto é que ele não se refere apenas à digitalização de documentos, mas sim à informatização de todo o ciclo de vida dos processos que circulam entre a Procuradoria e as Unidades”.
Segundo ele, o software faz com que as tarefas de envio, distribuição, análise e emissão de pareceres de um processo sejam armazenadas digitalmente, possibilitando a gestão inteligente dos processos jurídicos apreciados pela Procuradoria.
A procuradora-chefe da Procuradoria Acadêmica, Adriana Fragalle Moreira, também ressalta o ganho de eficiência no trabalho e os benefícios para o meio ambiente com a redução do consumo de papel. “Nas tarefas repetitivas, será possível padronizar as rotinas. Além disso, o ‘processo verde’ permitirá uma economia substancial de papel e a racionalização de sua logística, em um cenário em que, somente para os processos contenciosos, mais de 170 mil folhas são movimentadas mensalmente pela Procuradoria”, afirma.
A próxima fase prevê que as Unidades passem a enviar suas consultas por meio digital. Alguns setores da Reitoria, como o Departamento de Administração da Coordenadoria de Administração Geral (Codage) e a Secretaria Geral, já realizaram o treinamento necessário e estão iniciando o uso do sistema.
