Projeto USP Digital visa eficiência administrativa da Universidade

O Projeto USP Digital tem o objetivo de buscar a eficiência das rotinas administrativas por meio da digitalização dos processos, diminuindo a circulação de papéis.

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O Projeto USP Digital começou a ser implantado ontem, dia 2 de maio, e tem o objetivo de buscar a eficiência das rotinas administrativas por meio da digitalização dos processos, diminuindo a circulação de papéis.

Senha única vai simplificar o acesso aos sistemas administrativos da Universidade

O primeiro passo da iniciativa é a criação de uma senha única para os sistemas corporativos da Universidade, que serão acessados pelo site do USP Digital. Além de contar com uma única senha para acessar todos os sistemas aos quais se tenha permissão, a comunidade interna também poderá alternar de um sistema a outro, sem a necessidade de uma nova autenticação.

Na USP, cada vez que se inicia um procedimento administrativo como concessão de bolsa, contratação de estagiário ou registro de diplomas, entre outros, é realizada a abertura de um processo. Somente em 2010 foram abertos mais de 170 mil processos no Proteus, o atual sistema administrativo online usado na Universidade.

Como o trâmite de muitos documentos é feito via papel e necessita de várias assinaturas, cria-se um problema ligado a demora com que esses processos são finalizados, além do alto consumo de papel: em 2010, o número total de folhas de papel A4 consumidas chegou a cerca de 134 milhões.

“O foco principal do USP Digital não é acabar com a circulação de papel, mas sim buscar a eficiência nas rotinas administrativas. Esperamos reduzir também o número de documentos impressos”, explica o coordenador do projeto, o professor Luis Natal Rossi, diretor do Departamento de Informática da Vice-Reitoria Executiva de Administração (VREA). De acordo com o docente, o trâmite atual desses processos pode demorar algum tempo. Concessões de estágios, por exemplo, podem levar de 3 a 4 meses para ficarem prontos, por causa da necessidade de circulação do processo em várias instâncias da Universidade.

“Já no ambiente digital, várias pessoas podem atuar ao mesmo tempo, abrindo o documento simultaneamente”, explica. Natal lembra que alguns processos necessitam do uso de papel, outros não. E, em alguns casos, somente uma parte pode ser digitalizada. “Os contratos de prestação de serviço, as atividades de auditoria, e no relacionamento com órgãos externos que não tenham a cultura do documento digital precisam ser impressos; já os holleriths e as diárias podem ser consultados apenas virtualmente”, conta. De acordo com o docente, o processo físico poderá ser mantido como uma segurança adicional de preservação de informações.

Algumas ações ligadas ao Projeto USP Digital já foram iniciadas. No caso do hollerith, desde janeiro de 2011 os funcionários e professores deixaram de receber a versão impressa. O acesso agora é feito por meio do sistema digital Marteweb.

Workflow

A implantação do projeto segue três frentes de trabalho conjuntos. O primeiro é o desenvolvimento de um fluxo de trabalho informatizado (workflow) que possa substituir, gradativamente, o trâmite de processos em papel utilizado no sistema Proteus. “Inicialmente, serão substituídos pela via eletrônica do workflow os ofícios, as cartas e os memorandos, incluindo um conjunto de tipos de requisições em processos denominado “protocolado”. São rotinas simples, mas de grande abrangência”, explica.

A outra iniciativa é a implantação de um acervo digital corporativo, um repósitório online de documentos. “A Secretaria-Geral da USP já iniciou o processo de digitalização de todo o seu acervo de documentos, e a Procuradoria-Geral, começou a implantação do processo digital no setor de contratos, com o objetivo de eliminar a circulação interna dos processos”, informa o professor.

A outra vertente é a ampliação da oferta de serviços dos sistemas USP. A ideia é que a entrada para o sistema USP Digital seja feita diretamente na página do Portal da USP na internet com ampliação dos sistemas digitais já oferecidos. O professor Natal informa que a atualmente a USP já conta com vários casos de sucesso já disponíveis no Sistemas USP, como requisição, análise, aprovação e concessão de diárias; pagamentos diversos solicitados e realizados diretamente por sistema, incluindo-se o pagamento de bolsas de várias categorias; as matrículas em disciplinas de graduação e de pós-graduação; o fornecimento de atestados, comprovantes e declarações dentre outros exemplos.

“Com a ampliação dos serviços, as compras centralizadas e setorizadas serão implantadas nos sistemas USP em novo formato, trazendo importante ganho de eficiência. Requisição de férias e de afastamentos, o diploma digital, boletim de frequência são outros exemplos de rotinas que estão prestes a serem automatizadas no novo sistema”, finaliza o professor.

O sistema também pode ser acessado pelo Portal da USP por meio do link “Sistemas” no canto superior direito da página.

(Com informações da Agência USP de Notícias)

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